E-mail protocol

Een e-mail is een kattebelletje, dat een kat kan worden.

• Onderwerp: Één onderwerp, helder benoemd.
  
• Afzender: Één afzender , nooit anoniem
• Geadresseerden:
  • AAN: Reactie graag.
  • CC: Ter kennisname.
  • BCC: Een rondschrijven. Stuur niet je kaartenbak rond.
  • Wie genoemd wordt krijgt een copie.
  • Beperk het aantal geadresseerden.
• Inhoud:
  • Geen meningen over personen.
  • Lange stukken in bijlage of URL.
  • Onderling: informeel, zakelijk, kort.
  • Naar buiten: Formeel. Geef het vorm als een brief.
  • Rondschrijven: Afhankelijk van de inhoud.
    • Helder doel.
    • Gebruik altijd BCC
  • Neem aan dat het in de krant komt, maar dan slecht geciteerd.
• Reageren op e-mail:
  • Alleen naar de afzender, tenzij...
  • Reageer alleen op het onderwerp.
  • Schoon op. Reactie bovenaan of (éénmalig) in de tekst.
  • Verwijs niet naar punt 3 sub VIIa, maar noem kort het onderwerp.
    
  • Houd voor ogen dat je snelle reactie ook voor anderen snel te volgen moet zijn.
• Afronding
  • De initiator, veelal de eerste afzender, is verantwoordelijk voor het vervolg.
  • Ga er niet vanuit dat iemand de e-mail wel gelezen heeft. Eis bewijs.
  • Beperk de discussie tot 2 rondes : Initiatief, kritiek, voorstel, correcties, afronding.
  • De initiator rondt de discussie af. Zij kan
    • samenvatten
    • herformuleren
    • agenderen.
  • Stuur de definitieve tekst (conclusie, brief, agendastuk o.i.d.) clean rond.
  Uitgebreide versie