E-mail protocol
Een e-mail is een kattebelletje, dat een kat kan worden.
- Onderwerp: Één onderwerp, helder benoemd.
- Afzender: Één afzender , nooit anoniem
- Geadresseerden:
- AAN: Reactie graag.
- CC: Ter kennisname.
- BCC: Een rondschrijven. Stuur niet je kaartenbak rond.
- Wie genoemd wordt krijgt een copie.
- Beperk het aantal geadresseerden.
- Inhoud:
- Geen meningen over personen.
- Lange stukken in bijlage of URL.
- Onderling: informeel, zakelijk, kort.
- Naar buiten: Formeel. Geef het vorm als een brief.
- Rondschrijven: Afhankelijk van de inhoud.
- Helder doel.
- Gebruik altijd BCC
- Neem aan dat het in de krant komt, maar dan slecht geciteerd.
- Reageren op e-mail:
- Alleen naar de afzender, tenzij...
- Reageer alleen op het onderwerp.
- Schoon op. Reactie bovenaan of (éénmalig) in de tekst.
- Verwijs niet naar punt 3 sub VIIa, maar noem kort het onderwerp.
- Houd voor ogen dat je snelle reactie ook voor anderen snel te volgen
moet zijn.
- Afronding
- De initiator, veelal de eerste afzender, is verantwoordelijk voor het vervolg.
- Ga er niet vanuit dat iemand de e-mail wel gelezen heeft. Eis bewijs.
- Beperk de discussie tot 2 rondes : Initiatief, kritiek, voorstel, correcties, afronding.
- De initiator rondt de discussie af. Zij kan
- samenvatten
- herformuleren
- agenderen.
- Stuur de definitieve tekst (conclusie, brief, agendastuk o.i.d.) clean rond.
Uitgebreide versie