E-mail protocol

Omdat er veel met e-mail gewerkt wordt, en omdat de omgangsvormen nog niet echt bezonken zijn, zoals dat wel met brieven of telefoon het geval is, is het zinvol op een rijtje te zetten hoe een goed e-mail contact er uit ziet. E-mail is een ambigu medium. Enerzijds wordt het gebruikt als vervanging van een brief of een rondschrijven. Anderzijds vervangt het een telefoontje of een gesprekje bij de koffie-automaat.

Een e-mail is een kattebelletje, dat een kat kan worden.

• Onderwerp: Een e-mail heeft 1 onderwerp, dat éénduidig en herkenbaar genoemd wordt. Dit is met name handig voor het archiveren. Dus niet "hierbij de toegezegde stukken", maar "Reacties leden op jaarplan 2008 ". Dat kun je het volgend jaar ook nog terug vinden.
  
  
• Afzender: Een e-mail heeft een duidelijke afzender. Anoniem mag niet: dat leidt te snel tot scheldpartijen.
  
  
• Geadresseerden:

  AAN:

  Van deze mensen wordt een reactie verwacht. Niet per se per mail. Ten minste wordt de e-mail zorgvuldig gelezen.
  Incidenteel kan bevestiging worden geëist.

  CC:

  Ter kennisname. Er wordt geen reactie verwacht.

  FW:

  Dit kan pro forma (ter kennisname) zijn, of bedoeld om reactie te krijgen. Wordt reactie gevraagd, dan staat dit in de aanhef. Houd je aan het CC(ter kennisname) /AAN (graag reactie) onderscheid.

  Altijd:

  Degenen die met name genoemd worden in de mail, krijgen die mail ook. Is dat niet handig, dan is mail niet het goede medium.

  BCC:

  Een rondschrijven. De mede-geadresseerden zijn onderling niet zichtbaar. Stuur niet je kaartenbak rond.

  Beperk:

  het aantal geadresseerden. Lees je zelf alle mail die je krijgt? Bedenk dat het aantal e-mails dat ontvangen wordt gelijk is aan het aantal geadresseerden.

  
  
• Inhoud:

  Toon:

  Meningen over personen zet je niet in een e-mail. Irritaties en persoonlijke kritiek liever uiten onder 4 ogen of telefonisch. Een e-mail blijft bestaan en wordt doorgestuurd inclusief de slordige, niet zo bedoelde toonzettting.

  Hoeveelheid tekst:

  Grotere lappen tekst horen in een bijlage (doc), of met een URL (web adres). Effectief is er maar een kwart scherm beschikbaar voor het lezen van een mailtje. Daar moet de mailtekst dus in passen.

  Onderling informeel:

  Zakelijk, kort. En , oh ja, denken met je vingers op het toetsenbord kost de lezer onnodig veel leestijd. Neem liever de tijd om kort te zijn. Tijd van anderen is ook kostbaar.

  Naar buiten formeel:

  Geef het vorm als een brief. Zeker als je de geadresseerde niet persoonlijk kent, is het wellevend iemand netjes aan te spreken. Let ook op de spelling, lay-out e.d.

  Rondschrijven:

  Afhankelijk van de inhoud. Het kan kort zij, een oproep, of een heel pamflet.

  • Zorg dat de bedoeling duidelijk is.
  • Gebruik altijd BCC : de meeste mensen houden er niet van dat Jan en Alleman hun e-mail adres heeft. Wees daar zorgvuldig mee. Misbruik van het adressenbestand bezoedelt de goede naam van je oraganisatie en leidt er toe dat mensen hun e-mail adres niet meer laten opnemen. Spam is strafbaar: werk daar niet onbedoeld aan mee.

  Formuleer zorgvuldig:

  Het staat wel zwart op wit. Of erger: op bit.
  Neem aan dat het in de krant komt, maar dan slecht geciteerd.

  
  
  
• Reageren op e-mail:
  • Reageer alleen naar de afzender, tenzij er een goede reden is om ook naar de mede-geadresseerden te reageren. Een Poolse Landdag werkt uitstekend in een vergaderzaal, maar erg slecht in het e-mail verkeer.
  • Reageer alleen op het onderwerp. Vanwege de overzichtelijkheid. Bedenk dat het verzenden van 2 of 3 aparte mailtjes aanzienlijk efficienter is dan het doorploegen van oude e-mails met veel onderwerpen per stuk die dan veelal niet als onderwerp in de kop staan. Tijd van anderen is ook kostbaar. Handhaaf de tekt in het onderwerpvenster, hooguit aangevuld met Re of Fwd.
  • Stuur niet steeds alle vorige uitlatingen mee.
    • of: Zet je reactie bovenaan (dit kan herhaald)
    • of: Zet je reacties in de tekst (Dit kan éénmalig.)
  • Verwijs niet naar punt 3 sub VIIa, maar noem kort het onderwerp.
    Houd voor ogen dat je snelle reactie ook voor anderen snel te volgen moet zijn. Dwing ze niet onnodig om in hun archief dingen op te zoeken.
  
  
• Afronding
  • Ontstaan er irritaties, stop dan onmiddelijk het e-mail verkeer. Bel of ga langs.
  • De de initiator, veelal de eerste afzender, is verantwoordelijk voor het vervolg. Is dat niet handig, stuur dan een concept alleen naar degene die wel verantwoordelijk is. (Dus ook geen CC naar anderen.) De verantwoordelijke persoon is dan initiator.
  • Ga er niet vanuit dat iemand de e-mail wel gelezen heeft. Eis bewijs.
  • Beperk de discussie tot 2 rondes : Initiatief, kritiek, voorstel, correcties, afronding.
  • De initiator rondt de discussie af. Zij kan
    • de reacties samenvatten en er op reageren
    • een definitief stuk formuleren
    • het onderwerp doorschuiven naar de (welke?) vergadering.
  • Als een tekst definitief is (conclusie, brief, agendastuk o.i.d.), stuur die tekst dan clean rond. Dus niet met de hele discussie er aan vastgekleefd. Geef geadresseerden de kans hun archief te schonen.
  
  Samenvatting